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檔案安全監督管理工作解析

2010年5月,全國檔案安全體系建設工作會議明確了“建立確保檔案安全保密的檔案安全體系”的檔案工作目標,檔案安全體系建設與檔案資源體系建設、檔案利用服務體系建設共同構成了檔案工作基礎目標體系;2016年4月,國家檔案局印發《關于進一步加強檔案安全工作的意見》(以下簡稱《意見》),明確了檔案安全工作的目標要求、內容體系和實現形式;2017年6月,全國檔案安全工作會議召開,會議進一步強化了檔案安全在國家安全中的重要意義,對做好檔案安全工作進行了全面部署。這三個節點,是檔案安全工作體系化、規范化的重要標志,也為各級檔案部門加強檔案安全工作指出了方向、提出了要求。經過近年來的探索與實踐,檔案行政管理部門在開展檔案安全監督管理工作中積累了一定的實踐經驗,為通過理論層面的總結提煉,全面探索檔案安全監督管理工作的有效形式,提升檔案安全工作水平奠定了堅實基礎。

整體性把握檔案安全監管維度

根據《意見》規定,檔案行政管理部門應按照統一領導、分級負責的原則,采取有效措施,嚴格實施對檔案安全工作的監督管理。在職能行使過程中,檔案行政管理部門首先要對檔案安全監督管理工作相關要素,以及由各要素構建起來的工作輻射圈形成較為全面的把握,為規范開展工作建立統一認識。以檔案安全監督管理工作為中心,筆者認為,在認識把握過程中至少應該涵蓋以下4個維度:

一是意識維度。以檔案行政管理部門為出發點引出的縱向意識鏈條,定位于監管對象,可以形象地表述為“要你安全”。當然,這條意識鏈條絕不應該是單向的,安全監督管理工作的最終落腳點在于通過對監管對象主動開展工作,促使監管對象由被動執行走向主動實施,充分認識檔案安全工作的價值所在,在實際工作中充分調動自身的工作能動性,由單純的執行者變為踐行者,為檔案行政管理部門的監督指導工作給予實踐層面的積極反饋,進而形成“我要安全”的主動意識。經過這樣一種雙向的溝通互動,在檔案安全管理意識上建立起積極的良性互動大環境,相互促進、提升。

二是責任維度。權責清晰、層層壓實,是確保工作落實的有效方式。在這個理念形成有效共識之前,作為檔案行政管理部門必須清楚地認識到,責任并不僅僅是壓擔子這一單純的指向性動作,更需要在前端的分解和細化過程中,深化理解,厘清責任內容。檔案安全責任內容的界定不會一蹴而就,而是一個動態化的過程。在檔案事業不斷發展,影響和制約檔案事業發展的其他因素不斷發展變化的大前提下,對檔案安全責任內容的界定必須做到與時俱進。傳統的檔案安全監督管理觀念將檔案安全工作的重點聚焦于檔案實體安全、檔案信息安全和檔案利用安全這幾個主要方面。在實踐發展中檔案安全責任內容不斷豐富,根據《意見》規定,檔案安全風險細化為法律政策執行風險,制度安全風險,資源安全風險,檔案實體管理風險,檔案信息管理風險,檔案保密、開放與利用風險等6大方面,不僅涵蓋了傳統的檔案安全風險內容,更增加了其內在運作管理過程中的風險類型,構建了“大安全”意識格局。2017年全國檔案安全工作會議從貫徹總體國家安全觀、維護國家安全的高度,進一步強調了檔案安全的重要意義,“大安全”意識得到進一步強化。同時,對檔案行政管理部門的工作職責進行了嚴格界定,要求通過制定責任清單、細化任務分工等形式簽訂檔案安全責任書、劃分檔案安全責任區,形成責任落實到人頭、層層傳導壓力,確保檔案安全責任落到實處的工作機制。

三是措施維度。如果說責任維度是對監管者理解能力的考驗,那么,措施維度直面的是執行能力。對于監管對象,監管者既要使其明確工作目標,更應該指引好通向目標的可行性路徑。在措施層面,首先應考慮的是宏觀上的兩手準備,一是預防性措施,將隱患消滅在萌芽階段,甚至是杜絕隱患的形成和演進;二是補救性措施,在發生檔案安全事故的情況下,要確保應急預案完備,啟動實施機制健全,相關崗位人員明確各自職責,處置能力能夠滿足需要,等等。作為監管者有責任做出專業性指導,形成指南性工作流程,幫助被監管單位做好預防和補救工作。與此同時,被監管單位在一線工作中形成的實踐經驗對于檔案行政管理部門優化頂層設計是重要的參考依據,任何一項工作都需要在實踐中不斷進行調試和完善。但是,檔案安全工作就其特質來講,不允許草率的試驗性嘗試,在任何時候,檔案的絕對安全都是第一位的,創新需要嚴謹的技術、理論和實踐支撐。

四是反饋維度。監管者和監管對象之間的雙向反饋機制,是深化檔案安全監督管理工作成效的重要環節。對于監管者來說,反饋結果既要客觀地反映監管對象的工作實際,也要有相應的約束和激勵機能,最終目的是暢通監管對象切實履職盡責、確保檔案安全的渠道。反之,監管對象作為具體實施者、實踐者,其工作經驗對于監管者來說是難得的學習教材,是不斷改進監督管理方式方法、不斷深化監督管理內容體系的有益借鑒。倡導這樣一種開放式的雙向反饋機制,能夠為檔案安全監督管理工作營造更加積極、更加科學的發展氛圍。

厘清執行中的關鍵環節

執行是預設與實效間的唯一橋梁。做好檔案安全監督管理工作,筆者認為,其中存在著幾個關鍵環節,對于強化執行、確保落實有著積極的實踐價值。

一是“笨功夫”和“巧辦法”的有機結合。檔案工作發展的不平衡現狀以及檔案安全監督管理工作的自身難度,決定了檔案安全監督管理工作必須有不厭其煩的“笨功夫”。對于基層檔案館(室)來說,考核、通報等激勵的“硬手段”確實是壓擔子、落實責任的有效抓手,但在實際工作中,他們更需要實現目標任務的方式方法或工作指南。檔案行政管理部門不應滿足于定指標、壓任務、發文件式的監督管理方式,而是應該注重政策的解讀、關鍵環節關鍵技術的指導、切實有效的經驗推廣等工作,匯總形成“工作指南”類的實用技術資料,雖然只是看上去并不起眼的一點“笨功夫”,但對于指導監管對象科學、完善地進行檔案安全管理工作具有積極的作用,同時也是對自身工作的有效總結和提升。“巧辦法”一定是來源于工作實踐,可能非常簡單,但卻非常實用,屬于有心人的總結,監管部門應該注重發掘好的經驗做法并加以總結推廣,在工作中幫助更多的監管對象提升工作精細化、科學化管理水平。

二是“關起門”和“敞開窗”的有機結合。在以往的檔案行政管理工作經驗中,往往注重行業內部或系統內部的自我監管、自我加壓,時間一久,會形成套路性的對策,成為體制內的死循環。《意見》在完善檔案安全工作領導機制方面,明確了積極爭取黨委政府支持,加強對檔案安全工作領導的工作機制。檔案行政管理部門在具體實施監管職責過程中,相應地也要認真研究提出爭取更大支持力度的方法,比如人財物的投入環節、監督檢查結果的反饋環節等,過去檔案行政管理部門的安全監督檢查結果僅限于檔案系統內部交流,現在可以考慮一并向監管對象的主管部門反饋,切實強化檔案安全工作領導,推動形成確保檔案安全的合力。

三是“抓里子”和“抓面子”的有機結合。相對于檔案資源體系建設和檔案利用服務體系建設,檔案安全體系建設處于保障地位,大部分工作是沒有直觀可見的直接效應的。相應的,檔案行政管理部門的工作精力更愿意向前臺性工作傾斜。抓檔案安全監督管理工作具有天然的客觀性弱勢,這就需要檔案行政管理部門對檔案安全工作多一些正向的激勵措施,注重引導和支持;同時也要開闊眼界,不能陷入就安全論安全的褊狹境地,找準切入點,將檔案安全工作與檔案資源建設和檔案利用服務體系有機結合,互相促動。做好兩個關注,借助政策優勢強化檔案安全工作基礎水平,一是關注本地區安全工作的總體政策,積極爭取將檔案安全工作嵌入本地區安全工作全局;二是關注行業系統關于檔案安全工作的部署要求,爭取當地黨委政府支持,借力推動檔案安全工作。

提升檔案安全監管工作幾點思考

一是強化宏觀政策管理,為檔案安全監督管理工作提供有力的抓手。政策引導、檢查考核,對于推動相對弱勢性質的工作發展具有積極的作用。

二是不僅要有要求,更要有細則。對于基層檔案館(室)來說,檔案基礎業務建設的底子較為薄弱,專業性高端層次人才匱乏,可能他們不缺干勁,但是缺少技術性支持。針對不同層次檔案館(室),可以考慮以工作手冊的形式,為檔案安全管理提供簡便明了的業務指導。

三是建立健全優秀工作經驗交流機制。檔案安全監督管理工作要走向系統化、規范化、科學化,離不開理論研究做提升。理論源于實踐,一線工作人員在因地制宜的工作實踐中積累起來的豐富經驗,并不能全部被提煉總結,上升為理論高度,但卻是一筆寶貴的經驗財富。我們需要暢通一線經驗的溝通交流渠道,既可以相互學習、取長補短,也可以為檔案安全監督管理的相關理論研究提供豐富的案例。

四是探索整合優質培訓資源,利用信息化傳播手段,為檔案工作者進行標準化、便捷化培訓。傳統的檔案安全管理具有直觀性、可控性等基本特點,更多的不是強調技術含量而是工作人員的細心和責任心。網絡化條件下,檔案安全問題日益隱蔽化和深層次化,由于相關的教育培訓資源覆蓋面有限,特別是基層檔案館(室)工作人員獲得高水平培訓的機會較少,制約了其工作能力的提升,為檔案安全管理埋下隱患。

五是檔案安全管理相關理論的研究需要進一步引領。相較于檔案資源體系建設、檔案利用服務體系建設及檔案信息化建設等目前檔案管理理論中的顯學而言,檔案安全理論研究還需要在寬度和深度兩個層面進一步深化,破除尷尬的失語狀態。

作者單位:青島市廣播電視臺

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責任編輯:中國檔案
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